近年、コンサル案件で、PMOの案件が増えてきています。
IT関連の企業では、よく聞く言葉ではあると思いますが、PMOという言葉を知らない方も多くいると思います。
そこで、今回は、コンサル案件の代表格のPMOを紹介します。
コンサル案件の代表格のPMOとは？
PMOとは、Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）の略で、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムのことです。
簡単にいうと、プロジェクト成功のためにプロジェクトマネジャーの手伝いをする部門またはシステムのことをPMOと呼びます。
PMOの役割とは？
PMOには、大きく3つの役割があります。
プロジェクトを円滑に進めるために支援する
PMOには、PMOアドミニストレータと呼ばれる、プロジェクトを円滑に進めるための支援をする役割があります。
主に、事務的な業務が多く、プロジェクトに関するデータの収集・更新・共有、会議の運営、資料作成、経費処理などがあります。
プロジェクト環境の改善やルールの策定を行う
PMOには、PMOエキスパートと呼ばれる、集められた情報を元に分析し、プロジェクト内の環境の改善やルールの策定、定着化を行う役割もあります。
主に、プロセス分析からプロセスの改善、情報分析から情報収集法や情報化手法の定着化、ツール分析からツールの開発・改善や教育、人材開発からプロジェクトマネジメントの教育や定着化を行います。
PMOの管理
PMOにはPMOマネジャーと呼ばれる、PMOの管理をする役割もあります。
主に、PMOの戦略や計画の策定、PMOメンバーの勤怠・移動管理、PMOメンバーの教育などがあります。
PMOのメリットとは？
企業にとってプロジェクトを成功させるためにプロジェクトマネジメントは、とても重要になります。
そのプロジェクトマネジメントを支援するPMOを導入することで、様々なメリットがあります。
まず、プロジェクトの進捗状況を「見える化」が可能になります。
プロジェクトを進行する上で、進捗管理や課題管理、リスク管理、品質管理、予算管理など常に把握しておくべき項目があります。
プロジェクトを「見える化」することで、進捗状況の把握や問題の早期発見、プロセスの標準化ができます。
次に、プロジェクトマネジメントの質を上げることができます。
これまで、PMだけにかかっていた負担を軽減し、PMが重要な判断に注力できることで、プロジェクトの質が上がり、成功の確率がも上がります。
また、プロジェクト自体の質や効率も上げることができます。
PMOは、プロジェクト内のルールの策定や標準化、ツールの導入を行うため、これまで、一元化できていなくて非効率であった作業が改善され、プロジェクト全体の効率、生産性、質の上昇が可能となります。
これらのメリットがPMOにはありますが、メリットを最大に活かすためにどのような手順でPMOを導入すればいいのでしょうか。
次では、PMOの導入を成功させるための手順を紹介します。
手順1：対象プロジェクトに本当にPMOが必要なのか考える
最近では、複数のプロジェクトを抱える企業も増え、プロジェクトマネジメントの重要性が高まり、同時にPMOのニーズも高まっています。
一見、PMOを導入しておいて損はないように思えますが、まず最初の手順として考えなくてはならないのが、PMOを導入するかどうかです。
もし、小規模のプロジェクトにPMOを導入してしまうと、PMと現場の間にPMOが入るため、現場のリアルタイムの情報が届きにくくなってしまいます。
大規模のプロジェクトであれば、多方面から情報が来るため、整理してくれるPMOは、とても頼りになる存在です。
そのため、本当にPMOを導入すべきなのか、最初に考える必要があります。
手順2：どこにPMOを導入するか決める
次に、PMOをおく場所です。
大規模なプロジェクトであれば、戦略策定や事業企画に関わることもあるため、企業の直下に置かれることが多いです。
小規模・中規模のプロジェクトであれば、PMの直下に置くことが多く、事務的な役割を担うことが多いです。
手順3：PMOの役割を明確化させる。
次に、PMOの役割を明確化させるです。
プロジェクトを成功させる上で、PMOは心強い存在ではあります。
しかし、特に外部のPMOを導入する場合、役割を分担し、明確化しておかないと、PMOに依存しすぎて、本来PMが行わないといけない役割をPMOが行うことになります。
プロジェクトを進行する上で、PMは、軸のような存在です。
その軸がぶれてしまうと、プロジェクトメンバーにまとまりがなく、プロジェクト失敗の可能性が高まります。
プロジェクトの失敗を防ぐためにも、PMOの役割を明確化しておく必要があります。
手順4：外部のPMOに任せっきりにしない
次に外部のPMOに任せっきりにしないです。
どうしても自社でPMOをおくことができない時に、外部のPMOを導入することがあり、現在では、外部のPMOを導入する企業も増えています。
そのため、企業側が主体となってプロジェクトを進行しなければ、企業側と外部のPMO考えに齟齬が生じ、違った結果になってしまうということも起こりえます。
外部のPMOは、スキルや経験が豊富で、頼りになりますが、任せっきりにしないようしっかりと自社で、プロジェクトを管理しておく必要があります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今回は、コンサル案件の代表格であるPMOについて紹介しました。
企業にとってプロジェクトを成功させることは、何よりも大切で、PMOは、プロジェクトを成功へと導く組織またはシステムとなります。
現在、PMOの需要も高くなってきているので、PMOに強いコンサルティングファームへの転職も選択肢に入れてみてはいかがでしょうか。
また、個人コンサルや副業コンサルなどに興味がある方は、以下の記事も参考にしてみてください。
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文：Agenda編集部